Préparer les ordres du jour, les supports de présentation et les projets de comptes rendus des instances qualité, à partir de données agrégées uniquement — chaque support validé avant séance.
Responsable Qualité & GDR (sanitaire) · Direction générale / d’établissement — Outils : Claude Chat, Claude Cowork
Données requises
Le compte rendu et le relevé de décisions de la séance précédente
Les données agrégées à présenter (indicateurs, bilans d'actions, synthèses anonymisées) — jamais de cas individuel identifiable
Le calendrier des instances et leurs règles de fonctionnement propres
Résultat attendu
Pour chaque instance : un projet d'ordre du jour qui reprend les suites de la séance précédente, un support de présentation structuré à partir des données agrégées fournies, et une trame de compte rendu pré-remplie (participants attendus, points à l'ordre du jour, décisions à consigner) — le tout validé par le président de séance avant diffusion.
Garde-fous
Données agrégées uniquement : aucun cas individuel de patient, d'usager ou de professionnel dans les supports préparés via l'outil IA.
Validation avant séance : ordre du jour et support sont relus par le président ou l'animateur de l'instance, qui reste maître de sa réunion.
Le compte rendu final reflète ce qui s'est dit en séance : la trame pré-remplie accélère la rédaction, elle ne préjuge d'aucune décision.
Prompt prêt à l'emploi
Tu assistes la responsable qualité d'un établissement dans la préparation d'une instance ([nom de l'instance]). Je te fournis le compte rendu de la séance précédente et les données agrégées à présenter. Produis : 1) un projet d'ordre du jour qui commence par le suivi des décisions de la séance précédente (reprends-les une à une avec leur statut à renseigner), puis enchaîne les points nouveaux dans un ordre logique avec un minutage réaliste ; 2) la structure d'un support de présentation : un point de l'ordre du jour par section, les données agrégées mises en tableaux ou en messages clés, sans interprétation ajoutée ; 3) une trame de compte rendu pré-remplie : en-tête, présents à compléter, points de l'ordre du jour, emplacements « discussion » et « décision » vides. N'invente ni donnée ni décision. Signale les décisions de la séance précédente restées sans suite visible dans les documents fournis.
Jeu de données fictif
Compte rendu fictif d'une séance de CDU d'un établissement imaginaire et jeu de données agrégées synthétiques (réclamations thématisées, indicateurs de satisfaction), fournis avec le kit.
Tous les jeux de données du site sont 100 % fictifs/synthétiques — aucune donnée réelle,
aucune donnée de santé.
Mode atelier
Durée : 90 min
Objectifs
Préparer un jeu complet ordre du jour + support + trame de compte rendu pour une instance
Installer une routine de préparation réutilisable d'une instance à l'autre
Déroulé
Cadrage : choix d'une instance et rassemblement du compte rendu précédent et des données agrégées
Prompt : ordre du jour avec suivi des décisions, structure du support, trame de compte rendu
Contrôle humain : relecture par l'animateur de l'instance, ajustements
Routine : gabarits par instance et check-list de préparation à J-15
Le fonctionnement régulier des instances (CME, CDU, CVS et commissions spécialisées) fait partie des obligations et des attendus des démarches qualité des établissements — contexte. Statut V.
Constat de terrain rapporté : la préparation des supports d'instances mobilise plusieurs jours par mois des équipes qualité, souvent la veille des séances. Statut NV.
Statut de fiabilité : NV Non vérifié — ordre de grandeur éditeur.
Pourquoi ce cas
CME, CDU, CVS, COVIRIS, CLIN/EOH, CLUD, CLAN, comité EPP : la vie des instances
impose un cycle sans fin d’ordres du jour, de diaporamas et de comptes rendus — le
même travail de mise en forme, répété pour chaque commission, souvent dans
l’urgence de la veille. Ce n’est pourtant pas là que se joue la qualité : elle se
joue dans la tenue effective des séances et dans le suivi des décisions. L’IA
prépare l’ossature — ordre du jour articulé sur les suites de la séance précédente,
support construit sur vos données agrégées, trame de compte rendu — et remet sous
vos yeux les décisions restées sans suite, celles qu’on perd d’une séance à
l’autre.
Temps gagné : la mise en forme répétitive des supports de chaque instance, au
profit de l’animation des séances et du suivi réel des décisions.
Points de vigilance
Une instance n’est pas une chambre d’enregistrement : le support préparé ne doit
contenir aucune conclusion pré-écrite, et la trame de compte rendu laisse vides les
rubriques « discussion » et « décision ». Gardez aussi la règle des données
agrégées : un cas individuel évoqué en CDU se traite en séance, sur documents
internes, pas dans un outil IA.
Comment le jouer
Commencez par l’instance qui vous coûte le plus de préparation : c’est là que la
routine s’amortit le plus vite.
Faites du suivi des décisions le premier point de chaque ordre du jour généré :
c’est la fonction la plus utile de l’exercice.
Constituez un gabarit par instance après la première séance réussie : les
suivantes se préparent alors en une fraction du temps.